ISO 9001 ¿Cómo empezar cuando decido implantar un Sistema de Gestión de la Calidad?

ISO 9001 es una norma orientada a ayudar a las organizaciones que la utilizan a trabajar en busca de la excelencia. En ocasiones cuando una institución se dispone a implementar la norma de calidad ISO-9001 no sabe por dónde empezar, lo único que quiere es obtener beneficios.

Lo primero de todo, para conseguir los resultados que se desean, es entender el contenido de la norma y comprender qué es un Sistema de Gestión de la Calidad ISO9001 y cuáles son los requisitos que contiene.

Dentro del planteamiento inicial, la organización debe estudiar la situación actual de la empresa, no para cambiar las actividades o introducir nuevos trámites, sino para comprobar qué es lo que se está haciendo y que documentación se conserva de ello. Tras este estudio solo se necesitarán pequeñas modificaciones para orientar la práctica de la organización a los requisitos, actualmente de ISO 9001:2008 y en un futuro de ISO 9001:2015.

La empresa verá qué requisitos de la norma está cumpliendo ya y cuales le queda por cumplir. Y tras estos pasos previos, ¿cómo continua el proceso?

Normalmente las organizaciones hacen uso de consultores para continuar con el proceso de implementación del sistema, éstos les indican qué necesitan para establecer la norma ISO-9001 y qué ventajas podrán obtener tanto la propia organización como los clientes. Con esta información, los interesados decidirán si seguir adelante o no.

Si decide seguir adelante tendrá que aclarar de qué recursos son los que dispone, ya sean temporales, económicos o humanos, e indicar qué otros necesitará.

Normalmente el fracaso del desarrollo de un Sistema de Gestión de la Calidad ISO9001 viene dado por la falta de involucración de la alta dirección y por la falta de participación de los trabajadores.

Por ello un ejemplo de cómo proceder en el desarrollo del sistema podría ser:

• Implicación total de la gerencia en el Sistema de Gestión de la Calidad.
• Determinación de los procesos clave para satisfacer los objetivos de calidad.
• Implementación del Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos.
• Construcción del sistema.
• Formación a los empleados y verificación de la eficacia de los procesos de la organización.
• Gestión del sistema.
• Buscar un organismo que certifique el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 implantado.

Hemos mencionado anteriormente que puede que antes de trabajar con la norma ya tengamos en nuestra organización alguno de sus requisitos establecidos, por lo que el siguiente paso sería analizar las actividades que se desarrollan en la organización y poner de manifiesto lo que se está haciendo. Como todo esto deberá ir debidamente documentado, la norma ISO 9001:2008 dispone para ello un apartado, 4.2 Requisitos de la documentación, donde se encuentran las indicaciones para documentar el Sistema de Gestión de la Calidad.

La futura ISO 9001:2015 dispondrá de un apartado similar, según su borrador más reciente, localizado en el punto 7.5 Información documentada.

La norma ISO 9001 establece que es lo que puede hacer una organización, pero cada una decide cómo llevarlo a la práctica.

El consultor es una figura de gran utilidad durante todo este proceso, es una ayuda para actividades como la evaluación preliminar de la situación, formación, implementación, auditorías internas…

Por tanto la selección de un consultor es una tarea importante, y hay que tener en cuenta aspectos como su cualificación, credenciales, conocimientos sobre calidad, referencias y experiencia.

Antes de que un consultor comience su labor se deben quedar claros los siguientes aspectos:

• Roles y responsabilidades tanto del consultor como de la organización.
• El alcance y resultados que la empresa quiere obtener del sistema.
• Recursos.
• Calendario y etapas.
• Confidencialidad y otros puntos clave del contrato.
• Expectativas específicas.
• Imparcialidad por parte del consultor.

Para que esta relación sea eficaz y el servicio del consultor sea útil debe existir una comunicación bilateral.

El consultor trabajará estrechamente con el personal de la organización para verificar que la documentación necesaria se ajusta a los requisitos de la norma ISO-9001 y a los propios de la entidad, y poder orientarles en la creación de una documentación sencilla y comprensible para que la ejecución de las tareas sea eficaz.

Una vez redactados los requerimientos éstos deben ser factibles y no deben contradecir a la legislación o normativas aplicables en el sector.

Un consultor ayuda a la organización en todo el proceso de desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad, pero no la exime de responsabilidades con respecto a él. Por tanto, es imprescindible la colaboración activa de la organización con el consultor.

Esta colaboración evitará que los trabajadores vean al sistema como un trabajo aislado del consultor y sellegue a la no participación de los mismos en él, lo que podría llevar al fracaso del Sistema de Gestión de la Calidad.

Cuando finaliza el trabajo de implementación una organización puede plantearse si certificar su sistema o no.

La certificación no es obligatoria pero en la mayoría de los casos se lleva a cabo. Esta decisión puede estar influenciada por competidores o por la existencia de requisitos legales.

En cualquier caso para la obtención del certificado en la norma ISO 9001, deben estar implementados todos los requisitos que la norma contiene para que posteriormente sean confirmados en la auditoría formal ejecutada por un organismo de certificación.

Para esta certificación no es necesario cumplir con requisitos adicionales que los clientes o la regulación propia del sector podrían exigir.

Es aconsejable antes de lanzarse a la certificación realizar una evaluación previa, ejecutada por terceros o por el propio consultor, en la que se valorará si la organización está lista para la auditoría de certificación. También puede ser útil para conocer qué necesita hacer y como ensayo general para que los trabajadores conozcan a que se enfrentarán en la auditoría final.

Software para ISO 9001

El Software ISO para los Sistemas de Gestión de la Calidad está capacitado para dar respuesta a las necesidades del proceso de implementación de la norma ISO 9001, desde sus primeras etapas. Gracias a su gestor documental, la información está perfectamente localizada y puede usarse cuando y donde se necesite, un punto muy importante durante el proceso de auditoría de certificación.